有給休暇の4月基準日統一に伴う「5日義務」案分付与を解説

皆新年度が近づくこの時期、企業の労務管理において特に気をつけたいのが「年次有給休暇の管理」です。

2019年4月の働き方改革関連法の施行により、全ての企業において「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、年5日は確実に取得させること」が義務付けられました。この義務に違反した場合、労働基準法により30万円以下の罰金が科される可能性もあるため、企業は確実な管理が求められます。

今回は、この「5日義務」を管理しやすくするために導入したはずの制度が引き起こす「４月の一斉付与」の迷いポイントを解決します。

基準日の統一（4月一斉付与など）が管理しやすい

中途採用を行っている企業では、従業員ごとに入社日が異なるため、有給休暇が付与される「基準日」が一人ひとりバラバラになってしまいます。誰がいつまでに5日取得しなければならないのか、個別に追跡するのは非常に煩雑です。

そのため、厚生労働省のガイドラインでも、管理を簡便にする方法として「一斉付与日を設ける（例：全社員4月1日に付与）」「基準日を月初などに統一する」といった手法が推奨されています。

しかし、ここで実務上の大きな問題となるのが「イレギュラーな中途入社社員への対応」です。

実務のリアルな悩み：1月入社社員はわずか3ヶ月で5日消化？

実際にあった実務の悩みとして「1月入社」のケースなどです。

ここで現場の担当者はパニックになります。
「1月に付与した5日については、1月から3月までのわずか3ヶ月の間に、5日すべてを使わせないといけないのでしょうか？」

1月にはお正月休みがあり、2月は日数が少なく、3月にも祝日があります。この短期間でさらに有給を5日も休んでもらうのは、現場の業務への影響を考えると非常に困難です。

「4月にリセット」はNG！厚生労働省が認める「比例按分」とは

現場からは「とりあえず気持ちだけ与えておいて、4月のタイミングで日数をゼロにリセットしてはダメですか？」という声も上がりますが、もちろんこれはNGです。一度付与した年休を会社の都合で消滅させることはできません。

この問題を解決する正しい実務対応が、厚生労働省も定めている「重複期間の比例按分（ひれいあんぶん）」という考え方です。

厚労省の資料によると、入社日と全社統一の付与日が異なることで、「5日の指定義務がかかる1年間の期間」に重複が生じる場合、それぞれの期間を合算し、「全体の期間の長さに応じた日数（比例按分した日数）」を取得させることが認められています。

（厚労省資料の例）
入社半年後の「10月1日」に10日付与し、翌年からは全社統一で「4月1日」に付与する場合。

1. 10月1日〜翌9月30日（1年間）
2. 翌4月1日〜翌々3月31日（1年間）

この2つの期間が半年間重複します。この場合、期間を合算した「10月1日から翌々3月31日までの18ヶ月間」で管理し、「18ヶ月 ÷ 12ヶ月 × 5日 ＝ 7.5日」の有休を取得させれば良いという特例です。

動画内の1月入社のケースにおいても、この「案分付与と消化義務」の考え方に基づき、期間を合算して追っていくことで、短期間に無理やり5日消化させるという実務の混乱を避けることができます。