従業員を1人でも雇ったら必読！法定4帳簿の基礎知識とよくあるNG管理法

社長さんこんにちは。事業を営み、従業員を雇用している皆様は「法定4帳簿」という言葉をご存知でしょうか？

実は、規模の大小や、個人事業主であるか法人であるかに関わらず、すべての事業者にこの義務は課されています。

本記事では、意外と見落としがちな「法定4帳簿」の重要性や具体的な内容、そして違反した場合のリスクについて詳しく解説します。

1. 昔の「法定3帳簿」から「法定4帳簿」への変化

かつて、文房具屋さんなどで「3点セット」としてよく売られていたのが「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定3帳簿でした。労働基準監督署の調査などでも、よく「この3つの帳簿を出してください」と求められていた基本中の基本です。

しかし、2019年の法改正により、これら3つの帳簿に加えて「年次有給休暇の管理簿」が法定4帳簿として義務化されました。法改正からすでに数年が経過していますが、未だに「知らなかった」という事業者や、適切に守れていない事業所も少なくないのが現状です。

それでは、事業者が必ず備え付けるべき4つの帳簿について、それぞれの役割と必須の記載項目を見ていきましょう。

従業員の基本的な情報を記録する名簿です。様式第19号などを使用し、記載内容に漏れがなければ縦書きや独自の様式でも問題ありません。

【主な記載項目】
労働者の氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入年月日、退職や死亡年月日とその理由・原因など。

給与の計算や支払いの状況を正確に記録する台帳です。様式第20号（常用）や21号（日雇）が基本ですが、必要項目が網羅されていれば別様式でも可能です。

【主な記載項目】
労働者氏名、性別、賃金の計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・深夜・休日労働時間数、基本給や手当等の種類と額、控除項目と額など。

労働者の出勤日や、日々の始業・終業時刻、労働時間などを正確に把握するための書類です。

【該当する書類の例】
出勤簿やタイムレコーダー等の記録、使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類、残業命令書及びその報告書、労働者が記録した労働時間報告書など。

2019年から新たに必須となった帳簿です。従業員ごとの年次有給休暇の付与日数や取得状況を管理するためのもので、労働基準監督署の調査でも頻繁にチェックされる重要な書類です。

法定帳簿を作成するうえで、事業者が陥りがちな間違いが存在します。

「給与明細」で代用しようとするのはNG
助成金の申請などで給与明細を提出しても、担当者からは「正式な資料ではない」と判断されてしまいます。給与明細は賃金台帳の代わりにはなりません。
Excelで出勤簿と賃金台帳を一体化するのはNG
出勤簿と賃金台帳をExcelで一つにまとめ、関数などを使って「時間×時給」で縦系列でパッと計算できるようにしているケースがありますが、これは正式な帳簿としては認められません。それぞれの帳簿を独立して適切に管理する必要があります。