社長さん、就業規則は、会社と従業員の権利と義務を明文化した「ルールブック」です。従業員が10人以上いる会社は作成と労働基準監督署に届け出が義務ですが、規模に関係なく作っておくことがトラブル防止に役立ちます。
今日は、会社を守るための「就業規則」について、この一文を入れておけばよかったたと社長さんたちがよく後悔する５選についてです。
ネットの「無料テンプレート」はここに注意！
ネットのひな形をそのまま使うのは、実は一番危険です。
なぜなら、あなたの会社に本当に必要な規程が入っていなかったり、逆に会社が不利になる厳しすぎるルールが入っていたりするからです。
今回は、現場のトラブルを防ぐために「絶対に入れておきたい5つの規程」を分かりやすく解説します。
【1】「無断欠勤が続いたら退職」とみなす規程
突然連絡が取れなくなる、いわゆる「バックレ」対策です。
なぜ必要なの？
実は、相手が行方不明だと「とんでもない無断欠勤は解雇だ」といっても通知が届かないため、法律上は解雇が成立しません。放置すると、在籍扱いのまま社会保険料の負担だけが続くリスクがあります。
もちろん、この規程があるからといって、無断欠勤初日に即退職扱いにするのはNGです。
もしかしたら、事故や病気で倒れていて連絡ができないだけかもしれません。
ですから、まずは電話をする、自宅を訪問するなど、会社としてできる限りの安否確認は行ってください。それでもどうしても連絡がつかない場合の「最後の切り札」として、この規程が会社を救ってくれます。
解決策
「無断欠勤が14日以上続いた場合は、退職の意思があるものとみなし、退職手続きをとる」
この一文があれば、「連絡がつかないから辞めさせられない」という泥沼を回避できます。
【2】「残業は許可制」にする規程
「生活費稼ぎ」のダラダラ残業を防ぐためのルールです。
なぜ必要なの？
仕事が終わっているのに勝手に居残る従業員に、律儀に残業代を払うのは大きな損失です。定時で帰る真面目な社員にとっても不公平ですよね。また、社員が辞めた時にこういったルールがあいまいだと未払い賃金のトラブルになりかねません。
解決策
「残業は事前の申し出と許可を必須とする。許可のない残業は労働時間として認めない」
「残業＝会社の許可が必要」と明記することで、勝手な居残りをストップさせる根拠になります。
ただし、この規程を入れただけで安心はできません。
もし、目の前に明らかに定時では終わらない大量の仕事があり、従業員が必死に残業しているのを社長が見て見ぬふりをしていたらどうなるでしょう？
この場合、「黙示の指示」があったとみなされ、許可制の規程があっても残業代を支払わなければならない可能性が高くなります。
本当に残業が必要ないなら、「今日は帰りなさい」「この仕事は明日でいいよ」と声をかけ、業務量を調整するなど、日頃のコミュニケーションと管理が大切です。
【3】「通勤手当は日割り計算」にする規程
退職時の「働いた日数分だけの通勤手当」の支払いで済みます。
なぜ必要なの？
6ヶ月分の定期代を支給した直後に「今日で辞めます」と言われたら？規程がないと「一度あげたものは返さなくていい」となってしまう恐れがあります。
解決策
「月の途中で退職する場合、通勤手当は日割り計算（または実費精算）とし、過払い分は最後の給与から控除する」
これで、働いた日数分だけの支払いでスマートに精算できます。
【4】「退職のルール」を明確にする規程
「明日から来ません」という急な退職で、現場を混乱させないための対策です。
なぜ必要なの？
法律（民法）では「2週間前」の申し出で辞められることになっていますが、引き継ぎなしで辞められては困りますよね。実務上のルールを定めておく必要があります。
解決策
「退職希望者は少なくとも30日前までに申し出ること」「書面で退職届を出すこと」「退職日までに引き継ぎを完了させること」
会社のルールとして「いつまでに・どうやって・何をすべきか」を定めておくことで、スムーズな世代交代や人員配置が可能になります。
【5】「休職満了による自然退職」の規程
病気やケガ、メンタル不調などで長期欠勤し、回復が見込めないケースへの備えです。
なぜ必要なの？
休職期間が終わっても戻れない場合、あやふやな状態が続くとトラブルになりがちです。「解雇」という形をとるとハードルが高いですが、「期間満了で自動的に退職」という仕組みがあれば、お互いの区切りがつけやすくなります。
解決策
「休職期間が満了しても復職できない場合は、満了日をもって自然退職とする」
「いきなりクビを切られた！」と言われないよう、休職期間や満了時の扱いをあらかじめ規程に明記し、本人と話し合う機会を持つことが重要です。
まとめ：会社を守る「盾」を用意しよう
- 無断欠勤対策： 14日間で「退職」とみなす。
- 残業代対策： 「許可制」でダラダラ残業を禁止。
- 持ち逃げ対策： 通勤手当は「日割り」で精算。
- 退職ルール： 「30日前」の申出と「引き継ぎ」を明文化。
- 休職対策： 期間満了で「自然退職」となる仕組み。
就業規則は会社を縛るものではなく、会社と、真面目に働く従業員を守るための「盾」です。これが入っているだけで、トラブル発生時のダメージは激減します。
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